Com a tecnologia cada vez mais evoluída, a maneira como lidamos com nosso trabalho também passou a mudar. Entre as diversas transformações tecnológicas, a forma como realizamos reuniões.
Um estudo recomendado pela Microsoft ao IBOPE indicou que 85% dos profissionais brasileiros consideram que a experiência de realizar uma reunião remota já não deixa nada a desejar em relação a encontro presenciais.
De acordo com a pesquisa:
- Profissionais entre 25 e 34 anos são os que mais realizam reuniões à distância;
- 47% dos entrevistados afirmaram participar desse tipo de reunião.
Mas afinal, quais as grandes diferenças, vantagens e desvantagens entre reuniões remotas e reuniões presenciais? Neste post abordaremos esse assunto!
Reuniões remotas
- Podem ser feitas a qualquer hora, em qualquer lugar;
- As possibilidades multimídias dão um toque diferenciado à experiência;
- Os participantes não precisam se deslocar até o local onde a reunião vai acontecer;
- Conecta clientes, fornecedores e colaboradores ao mesmo tempo;
- Dados e informações podem ser compartilhados com todos os participantes de forma imediata;
- Não há chances de interrupções;
- No entanto, reuniões remotas podem ser consideradas impessoais e trazer dificuldades para interpretar e observar a linguagem corporal dos participantes de forma clara.
Reuniões presenciais
- Precisam ser marcadas com antecedência e depende da possibilidade de todos os participantes;
- É preciso levar o conteúdo/material a ser apresentado;
- É necessária uma viagem/um deslocamento dos participantes;
- Tudo depende da agenda dos colaboradores;
- Requer um espaço físico adequado para acomodar as pessoas;
- No entanto, uma reunião presencial é bem mais pessoal. Dessa forma, é possível observar e interpretar a linguagem corporal dos participantes, o que pode ser bastante útil.
Ambos os tipos de reunião são importantes e têm vantagens e desvantagens! Ademais, para ambas existem maneiras adequadas de agir.
A seguir, vamos dar algumas dicas de como se preparar para uma reunião:
- Pontualidade: é fundamental e indica um sinal de respeito com participantes;
- Prepare-se: o domínio do assunto a ser tratado torna a reunião mais produtiva, então estude e pratique aquilo que vai apresentar/discutir;
- Foco no que é necessário e indispensável. Reuniões sem foco definido geralmente resultam em discussões que duram horas e não chegam a nenhum resultado,
- Escolha correta de ferramentas.
Por conta das vantagens de ambos os modelos de reunião, é preciso saber exatamente quando o encontro físico é necessário, assim como também realizar a escolha certa das ferramentas.
O Microsoft Office 365 oferece diversos meios para realizar, auxiliar e marcar reuniões presenciais, como o Teams e o Outlook!
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